第一條  目的

明志科技大學(以下簡稱本校)為使各部門或人員申請製發、蓋用印信有所依循，制訂「印信管理要點」(以下簡稱本要點)。

第二條  適用範圍

本校印信、二級以上單位印戳及二級主管以上職章之申請、製發、補發、繳銷等作業，均依本要點辦理。

第三條  印信種類

一、圖記：向主管官署登記之學校印鑑及特定業務專用之學校印信。

二、職章：

(一)刻有部門名銜及姓名或職別之印信。

(二)刻有職別及特定業務專用之主管印信。

三、長戳：為學校名銜之長形印信。

四、職銜簽字章：各單位主管刻有職銜及簽名之印信。

五、部門章：刻有學校及部門名銜之印信。

六、校對章、騎縫章、附件章：刻有學校名銜及「校對章」或「騎縫章」、「附件章」等字樣之印信。

第四條  印信之質料及形式

一、學校關防、校長章為銅質方形圖記。

二、圖記為牛角質方形圖章。

三、長戳及職銜簽字章為橡皮長形圖章。

四、部門章為橡皮質橢圓形圖章。

第五條  監印人員

一、學校圖記及校長職章之監印人員應簽請校長核定後任用之。

二、各單位主管之職銜簽字章及部門章由各單位主管指定監印人員。

三、監印人員不在時，應由代理人代為監印。

第六條  印信蓋用

一、行文時應依下列之規定判行，送請監印人員於函件、文稿及底本上用印。

(一)以學校名義由校長署名蓋校長職章，應送校長判行。

(二)凡屬企業各部門間之「例行性」或「一般性」之便函，即使跨越公司或事業部，亦均得以部門名義行文，應送部門主管判行。

(三)特定簽署人及印信之文件從其規定，應送校長判行。

(四)需以對等身份之簽署人名義覆文者，應斟酌實情辦理之，應送校長判行。

二、其他文件需蓋用印信，經辦人應填具「蓋用印信申請單」一式一聯，若屬契約用印則應於申請單內，勾選契約性質類別及填寫契約總金額、契約用印核決主管等項目(倘以呈准報告影本代替申請單，則需於空白處加註上述資料，並再呈一級主管簽准)，經呈准後憑以申請用印，監印人員除於文件上用印外，並應於「蓋用印信申請單」正面加蓋使用之印信後存查。

第七條  印色使用

一、圖記、職章以紅色印泥或紅色打印水用印之。

二、學校長戳、職銜簽字章、部門章一律以藍色打印水用印之。

第八條  印信之核定及製發部門

一、本校關防、校長章由教育部製發。本校關防啟用時，銼去四角小柱，填具印信啟用報備表，於啟用後一週內報請教育部備查。

二、圖記、長戳、校長之職章(及職銜簽字章)，以及特定業務專用之圖記，以校長室為管理部門，於NOTES系統「印信申請單」電腦傳簽作業申請，經校長核定後，製發印信。

三、各單位之部門章及一、二級之主管職章(及職銜簽字章)，於NOTES「印信申請單」電腦傳簽作業申請，傳送審核部門(校長室)審查，經校長核定後，製發印信。

四、製發印信除本要點第四條第一款規定外，皆需填寫總務用品申請單一式二聯連同已核准之印信申請單，送總務處申請製刻印信。

第九條  印信登記

業務主辦部門需用特定印信或業務專用印信向有關主管機關報備時，該印信之登記、更換、撤銷等之手續，均由該主辦部門辦理。

第十條  印信申請

一、印信製發之申請：因業務需要或組織變更，由主辦部門於NOTES「印信申請單」電腦傳簽作業申請，依本要點第八條之規定呈請核定後製發，印信刻製後將其模式掃瞄檔存入NOTES該筆「印信申請單」內。

二、印信換發之申請

(一)印信之印文磨損申請換發時，由監印人員於NOTES「印信申請單」電腦傳簽作業申請換發印信，依本要點第八條之規定呈請核定後換發及存掃瞄檔。

(二)原有廢舊印信應於換發之印信收到後一週內，由監印人員依本要點第十一條之規定辦理繳銷。

三、印信補發之申請

(一)印信毀損或遺失時，監印人員除向該印信之登記機關報備並依法公告作廢外，應再經NOTES「印信申請單」電腦傳簽作業申請補發印信，於「印信申請事由」欄述明毀損或遺失經過及失職人員之議處，並依本要點第八條之規定呈核補發之。

(二)補發印信之印文字體應有異於原印信，以資區別。

(三)遺失之印信尋獲時，應即交由監印人員於二日內依本要點第十一條規定辦理繳銷。

四、印信增刊之申請

(一)一種印信以製發一枚為原則，但如因業務需要或受地區限制需增刊者，由業務主辦部門依本條第一款之規定申請。

(二)增刊之印信應由管理部門斟酌實情設法加以區別之。

第十一條 印信繳銷

一、本校舊關防繳銷時，應填具繳銷廢舊印信申請表，並將原印信截角，其他部份不得毁損，先洗刷潔淨，拓具墨模後，連同廢舊印信報請教育部銷毀。

二、廢舊、撤銷或遺失尋獲之印信，應由監印人員經NOTES「印信申請單」電腦傳簽作業申請印信繳銷，傳送審核部門(校長室)審查，經校長核定，檢具繳銷之印信、已核准之繳銷印信申請單，送至校長室繳銷。

三、校長室收到繳銷之印信，即斟酌實情予以保存或截角註銷。

第十二條 印信管理

一、各種印信由各監印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監印人員負完全責任。

二、各部門應指定專人負責印信之製發、換發、補發、稽查等管理工作。

三、印信不固定換發年限，印信管理人員每年至少應稽查一次。

四、監印人員交接時，應於NOTES「印信申請單」電腦傳簽作業列印其個人保管之「印信明細表」列冊專案移交。並於NOTES「印信監印人/保管部門異動申請單」電腦傳簽作業中變更相關資料。

第十三條 電子圖章申請

一、各單位若欲將印信製刻模式轉換為電子圖章格式，直接顯示於經簽准之電子表單或列印於電腦報表時，應先確認法律效力無慮後，以「管理制度改善意見反應單」提出申請，經校長核准後，傳送至資訊部作為修改電腦程式之依據。

二、「管理制度改善意見反應單」經簽准後，若欲轉換為電子圖章之印信已核准並完成製發，申請部門應即請該印信監印人填報「電子圖章基礎資料表」一式二聯，監印人需於資料表上清楚蓋印印信模式，並列印簽准之NOTES「印信申請單」做為附件，呈印信保管部門之主管核准後，一份自存，一份寄送至電子圖章管理單位，據以製作電子圖章。

三、若欲轉換為電子圖章之印信尚未申請製發，應由業務主辦部門以NOTES「印信申請單」申請製發，待印信申請核准並製發完成後，再依上述第二款之流程辦理。

第十四條 電子圖章管理

電子圖章均由資訊部門專人統一製作及維護，並負責管制電子圖章之授權及使用。

第十五條 實施與修訂

本要點經校長核定後施行，修訂時亦同。